13. september 2022

Sådan implementerer du et kvalitetsledelsessystem

For at give små og mellemstore virksomheder et godt udgangspunkt for at implementere et kvalitetsledelsessystem efter ISO 9001 har ISO udgivet en håndbog fyldt med råd, vejledning samt praktiske og inspirerende eksempler

Når et kvalitetsledelsessystem i en organisation skal udvikles, står de fleste over for udfordringer i forhold til spørgsmål som, hvor skal man starte, hvilke ressourcer skal man afsætte, hvor lang tid tager det mm. Men særligt for en lille organisation er disse udfordringer potentielt større, fordi den oftest har:

• Minimalt tilgængelige ressourcer
• Omkostninger forbundet med etablering og vedligeholdelse af et kvalitetsstyringssystem
• Vanskeligheder med at omsætte standarden til praksis, især i forhold til begreber som organisatorisk viden, procestilgang og risikobaseret tænkning, da disse ikke fylder i samme omfang i en lille virksomhed som i en stor.

Mindre virksomheder ledes på en anden måde end store

Håndbogen, DS-håndbog 115:2017 - ISO 9001 for små og mellemstore virksomheder – Sådan kan det gøres, tager udgangspunkt i den måde, som en mindre virksomhed ledes på, og ikke blot i antallet af ansatte eller virksomhedens størrelse. For til forskel fra de fleste store virksomheder har den enkelte medarbejder i en mindre virksomhed ofte en bredere vifte af opgaver, kommunikationen og kommunikationsvejen er mere enkel og direkte, og beslutninger tages af et begrænset antal personer, måske edda kun af én. Alt dette tages der højde for i rådene.

Lederen i en lille organisation skal kunne se, at den tid og de penge, der bruges på at implementere et kvalitetsledelsessystem, er en investering på samme måde som enhver anden investering. Det skal kunne svare sig at bruge tid og ressourcer på at implementere ledelsessystemet og derpå opnå et afkast gennem forbedringer af organisationens processer samt lettere omsættelighed af virksomhedens produkter og tjenester.

De gode råd om ISO 9001 er for alle

Håndbogen tilføjer ikke nye krav eller ændrer på kravene i ISO 9001. Den er blot tænkt som en hjælp til mindre virksomheder til at komme i gang med et kvalitetsledelsessystem. Mange af rådene i håndbogen er dog også relevante for mellemstore og store organisationer. Der skal blot tages forbehold for, at nogle af de funktioner, der rådgives om, ikke altid passer til mellemstore og store organisationer. Men alle kravene i ISO 9001 er generiske og er beregnet til at gælde for alle organisationer, uanset type, størrelse eller de produkter eller services, de tilbyder.

Håndbogen er delt op i følgende sektioner, som kan læses og benyttes hver for sig og kan refereres til, efterhånden som behovene opstår.

Sektioner:

Kvalitetsledelsessystemer

Dette afsnit giver et overblik over, hvad et ISO 9001-kvalitetsledelsessystem er og hvad man skal holde sig for øje, så det passer til virksomheden og ikke udvikler sig til et bureaukratisk og rigidt system, som i værste fald hæmmer en virksomheds omstillings- og reaktionsevne.

Hvordan kommer I i gang?

Dette giver nogle praktiske råd om forskellige muligheder, hvis du ønsker at indføre et kvalitetsstyringssystem i din organisation eller opdatere et eksisterende. Der tages udgangspunkt i hvor meget, man som virksomhed selv magter og har kompetence til. Der er angivet råd til de virksomheder som ønsker at hyre konsulenter ind til at løse en væsentlig del af opgaven ligesom der er råd til de virksomheder som i højere grad selv vil stå for arbejdets gennemførelse.

Vejledning om hvad ISO 9001 betyder

Håndbogen indeholder selve kravene fra ISO 9001 og har under hvert kravelement udfoldet baggrunden og intentionen bag kravelementet efterfulgt af eksempler og cases.

Eksemplerne varierer og vil være relevante, uanset om virksomheden beskæftiger sig med produktion eller er en servicevirksomhed.

Anneks A – Trin mod et kvalitetsledelsessystem

Dette bilag giver en metode til implementering af ISO 9001 i en lille virksomhed, og giver særligt vejledning til hvad man skal holde sig for øje hvis man fx entrerer med konsulenter og hvad man med fordel kan gøre selv.

Anneks B – Kort oversigt over gennemførelse af en certificering

Dette bilag giver en kort oversigt over en certificeringsproces og muliggør en bedre dialog med et eller flere certificeringsorganer forud for kontraktindgåelse.

Anneks C - kvalitetsledelsesprincipper

Dette bilag (taget fra ISO 9000) angiver de syv kvalitetsstyringsprincipper, som danner grundlaget for ISO 9001, og som man som ledelse i virksomheden bør kende til, da de danner et solidt fundament for at forstå kravene i ISO 9001 og typisk giver anledning til refleksion over, hvordan virksomheden fungerer uden at opfyldelse af krav kommer for meget i fokus.

De syv principper består dels af en baggrund, et rationale, mulige fordele og konkrete handlinger ift. at modne sin organisations evne til at tilfredsstille kunderne.

Bibliografi

Bibliografien giver detaljer om de standarder, der henvises til i ISO 9001, og andre referencer, der bruges i denne håndbog, eller som kan være nyttige.

Det er muligt at implementere et kvalitetsledelsessystem i overensstemmelse med ISO 9001 uden at skulle certificeres i det.

Yderligere hjælp til ledelsessystemer

Hvis en organisation ønsker yderligere at udvikle sit kvalitetsstyringssystem ud over ISO 9001-kravene, bør standarden for vedvarende succes overvejes: ISO 9004:2018, Kvalitetsledelse – Kvaliteten i en organisation – Vejledning i opnåelse af vedvarende succes.

Kursus i implementering af en ledelsesstandard

Dansk Standard tilbyder desuden et kursus i Sådan implementerer du et ledelsessystem. Ønsker du yderligere information om kurset og datoer, så kontakt venligst Signe Malberg, seniorkonsulent i Dansk Standard, på smg@ds.dk eller tlf.: 39 96 61 69, eller Marianne Thorø Vidkjær, chefkonsulent i Dansk Standard, på mvi@ds.dk eller tlf.: 39 96 61 21.