06. april 2021
Universal Robots: Forretningsrobusthed skal forankres i topledelsen
For et år siden var robusthed og business continuity ikke noget, man talte så meget om rundt omkring i de danske virksomheder. I dag er det på alles læber – ikke mindst på chefgangene. Men det var det faktisk også hos Universal Robots, før corona lagde verden ned. Og det var heldigt for den danske robotvirksomhed.
Allerede før Covid 19 ramte Danmark, havde virksomheden Universal Robots fokus på forretningsrobusthed. Og det fik stor betydning for deres håndtering af coronakrisen.
”Vores strategiske arbejde med forretningsrobusthed startede i 2019, hvor vi implementerede standarden for business continuity, ISO 22301, i Operations & Supply Chain for at sikre, at vi kunne holde vores produktion kørende selv under en krise. I forvejen arbejdede vi med kvalitetsledelse; ISO 9001, og det gjordet det nemmere at arbejde med forretningsrobusthed, fordi de to ledelsesstandarder ligner hinanden, og vi kunne tage udgangspunkt i det rammeværk, vi havde i forvejen”, fortæller Christina Friis Solevad, Sourcing Program Manager i Universal Robots.
Sammen med ledergruppen i Operations & Supply Chain gennemgik hun virksomhedens kritiske forretningsprocesser med standarden som ledesnor:
”For at vi kan fremstille robotter, er der processer, der er mere kritiske end andre. Vi mappede dem samt de risici, der er forbundet med dem. Og samtidigt så vi på, hvilke af dem, vi skulle mitigere, så enten impact eller sandsynlighed kunne blive mindre for at mindske den samlede risiko”, uddyber Christina Friis Solevad.
Noget af det, de kiggede på, var hvor stor en impact, der ville være, hvis de ikke kunne producere i fx 2 uger eller fire måneder. Hvis nu det hele brændte ned, hvor hurtigt skulle produktionen så være oppe at køre igen? Det er en afvejning af, hvor dyrt det er at have redundant udstyr kontra ikke at kunne producere.
” Vi udarbejdede business impact analyser, for at fastsætte hvor hurtigt produktionen skulle kunne køre på 50 % igen og hvornår den skulle kunne køre på 100 %. Noget af produktionsudstyret er specialfremstillet, og der kan være mange måneders levering på det. Derfor kunne vi se, at det, der var kritisk udstyr for at kunne producere, var vi nødt til at have redundant udstyr på et andet sted. Det var en af øjenåbnerne og et sted, hvor standarden virkelig gjorde en forskel for os”, siger Christina Friis Solevad og uddyber:
”Kravpunkterne i standarden gjorde det på den måde meget lettere for os at finde ud af, hvad vi skulle tage stilling til. Standarden giver en god guide og checkliste. Der står ikke præcist, hvordan man skal gøre, men hvilke skridt, man skal igennem. Det giver ikke nødvendigvis mening at lave analyserne efter de samme modeller, som andre måske gør det. Alt skal tilpasses til den aktuelle situation og virksomhedens kontekst, men man bliver guidet igennem. Jeg er helt sikker på, at vi ikke havde fået lavet et lige så godt stykke arbejde, hvis ikke vi havde fulgt standarden.”
Forretningsrobusthed skal forankres i topledelsen
Med udgangspunkt i ISO 22301 lavede Universal Robots en række procedurer for, hvordan de skulle agere i forskellige krisesituationer, fx vandskade, forsyningssvigt eller brand. Deres kriseledelsessystem blev gjort rollebaseret, og ledelsesgruppen i Operations & Supply Chain blev trænet. Faktisk havde Christina Friis Solevad planlagt en kriseledelsesøvelse sammen med Universal Robots Vice President for Operations & Supply Chain ultimo marts, men det blev i stedet til ”real life-testing”.
”Da vi startede, var det ret hypotetisk, at noget så alvorligt kunne ske. Selvfølgelig var der risici, fx i forhold til hackerangreb, men slet ikke i corona-omfang. I dag er der ikke længere nogen, der er i tvivl om, hvor vigtigt business cointinuity og risk management er. Nu fylder det meget mere i virksomhedens bevidsthed, og alle er ved at forstå, at det skal forankres på topledelsesniveau. I 2019 var det en hel anden situation”, siger Christina Friis Solevad.
Men så ramte krisen:
”I januar blev de første af vores leverandører ramt pga. corona i Kina, da man lukkede arbejdspladser og hele byer ned. Det virkede helt surrealistisk her i Danmark, men vi blev ramt på vores forsyningskæde. Da de første leverandører begyndte at skrive, at de ikke kunne levere, aktiverede vi vores business continuity-procedurer”.
Procedurerne sikrede bl.a., at de med det samme fik skabt et overblik over komponentlager, både internt og eksternt, samt hvilke alternative leveringsmuligheder deres dual set-up kunne give dem.
Virkeligheden overhalede vores fantasi
Universal Robots arbejdede således med standarden i god tid, før krisen for alvor ramte i Danmark.
”Vi sad under en træning i februar med ledergruppen, hvor vi gennemgik alle vores procedurer. Der tog vi udgangspunkt i det - på det tidspunkt - meget fiktive scenarie; hvis Corona kom til Danmark og ramte vores danske leverandører. Da det så rent faktisk skete, gik det ret hurtigt. Virkeligheden overhalede vores fantasi”, siger Christina Friis Solevad.
Da krisen ramte, tog Universal Robots setuppet, de allerede havde lavet, og løftede det til senior management niveau, fordi krisen var af en så alvorlig karakter, at den selvfølgelig skulle håndteres på dette niveau. Og da det hele var generisk og rollebaseret, var det nemt at flytte op og tilpasse. Christina Friis Solevad fik rollen som krisekoordinator og skulle i kraft af denne rolle, bidrage til at Senior Management Team kunne lede virksomheden gennem krisen.
”Det gik så hurtigt, at vi slet ikke nåede at rulle de første initiativer ud. Fx havde vi lagt en plan for, hvordan vi ville håndtere en eventuel udmelding om, at kun 50 % af vores medarbejdere måtte møde fysisk på adressen, men inden vi nåede dertil, lukkede Mette Frederiksen det hele ned. Vi gik således allerede der i fuld krise-mode”.
Universal Robots lavede igen med udgangspunkt i standarden for forretningsrobusthed en interessentanalyse og derudfra en kommunikationsplan for at sikre, at de havde kontrol over både den interne og eksterne kommunikation til medarbejdere, distributører, leverandører osv., så der var enighed om, hvem afsender var samt hvornår, hvordan og hvad, der skulle kommunikeres, så de undgik modstridende meldinger og sikrede, at alt var velovervejet.
Virksomheden skulle holdes kørende
Samtidigt havde virksomheden stort fokus på medarbejderens sikkerhed - først og fremmest – og dernæst på at holde virksomheden kørende.
”Det er en forretningskritisk proces at sælge noget – mere kritisk bliver det ikke for ens overlevelse. Så hvad nu, når alle de fysiske messer lukker? Disse er en afgørende enabler for vores salg”, understreger Christina Friis Solevad.
Igen reagerede Universal Robots hurtigt samt innovativt ved at skabe virtuelle messer og produktdemonstrationer.
Men der var også andre udfordringer. Dels i virksomhedens egen produktion, fordi medarbejderne ikke måtte stå så tæt, når de samlede robotter – og dels i forhold til leverandører, der ikke kunne levere.
”I vores forsyningskæde er der komponenter, hvor vi kun har en leverandør. Det kan være af strategiske årsager eller fordi det er for dyrt at have to leverandører. Men hvis det er på kritiske områder, er det problematisk kun at have en leverandør. To leverandører kan have samme underleverandør, og så har man også et problem, hvis underleverandøren bliver ramt,” forklarer Christina Friis Solevad.
Det er således i hvert tilfælde en afvejning i forhold til de risici, der er forbundet med antallet af leverandører, og hvad der skal til for at sikre at forsyningskæden er robust. Men det havde standarden heldigvis allerede på forhånd hjulpet virksomheden med at finde ud af.
”Man kan som løsning fx have ekstra komponenter på lager eller finde en ekstra leverandør med en anden underleverandør. Det er noget af det i forhold til risk assessment, som standarden hjalp os med at tage stilling til. Overordnet vil jeg sige, at standarden særligt hjalp os i forhold til to kritiske områder: Vores eget produktionsudstyr samt forsyningskæden,” uddyber Christina Friis Solevad og understreger, at de i en meget hektisk situation egentlig havde god ro på, fordi de havde lavet arbejdet på forhånd med udgangspunkt i standarden. De viste således, hvad de skulle igennem og hvad de skulle gøre.
Og hvor står virksomheden så i dag? Hvad har de lært af coronakrisen?
”Vi er blevet mere bevidste om forretningsrobusthed og ledelsens vigtige rolle. Coronakrisen har medført, at vi har fået ISO 22301 forankret på topledelsesesniveau, og vi er i gang med at udrulle standarden til alle dele af organisationen, dvs. alle steder, hvor der er forretningskritiske processer”, slutter Christina Friis Solevad.
